Warum Selbstorganisation?

Durch sinnvolle Organisation eurer Arbeitsabläufe könnt ihr viel Zeit gewinnen. Die kann dann entweder als Freizeit genutzt werden, oder man kommt schneller voran und kann sich früher einer neuen Aufgabe widmen. Darüber hinaus ist organisiertes und diszipliniertes Arbeiten im ganzen Leben von Vorteil und wird vor allem von Vorgesetzen von euch erwartet.   

Sieben Tipps für die erfolgreiche Selbstorganisation

1. Wo sind all die Dokumente hin?

Die Suche nach verlegten Dokumenten kostet extrem viel Zeit. Deswegen solltet ihr eure Unterlagen sinnvoll in Ordnern oder Schnellheftern ablegen. So empfiehlt es sich etwa, einen Ordner für Kontoauszüge, einen für Rechnungen, einen für Steuerunterlagen und je einen Ordner für wichtige Projekte anzulegen. Beschriftet diese Ordner sinnvoll, so dass ihr – und im Notfall auch eine Vertretung, ein Praktikant oder ein Familienmitglied – wisst oder weiß, was drin ist. Denn solltet ihr einmal auf einer Geschäftsreise oder im Urlaub sein und es muss dringend jemand etwas (für euch) nachsehen, erleichtert das eine gute Beschriftung erheblich.

2. Eingangskorb – das Tor zu meiner Welt

Um einen Überblick zu bekommen, solltet ihr euren Arbeitsplatz aufräumen. Dabei empfiehlt es sich, einen Eingangskorb anzulegen. Da kommt alles rein, was eure Welt betreten will: Briefe, Dokumente, Notizen, Rechnungen und so weiter. Dieser Eingangskorb wird künftig eure Sammelstelle für alle Dinge sein, die bearbeitet werden müssen. Wichtig ist: In den Eingangskorb kommt nicht nur Post, sondern auch Notizen, Telefonnummern auf einer Serviette, eben alles, was noch weiter verarbeitet werden muss.

3. Schluss mit der Aufschieberitis

Es bringt gar nichts, Dinge, die man nicht gerne macht, vor sich her zu schieben. Deswegen ist das zeitnahe Abarbeiten der anfallenden Dinge ein ganz wichtiger Schritt zur Selbstorganisation. Deswegen solltet ihr auch den neu angelegten Eingangskorb mindestens einmal täglich leeren. Nehmt euch die Papiere der Reihe nach vor und überlegt, was damit zu tun ist. Dinge, die in wenigen Minuten erledigt werden können, werden sofort gemacht. Ablage wird sofort in die entsprechenden Ordner einsortiert. Für Aufgaben oder Termine, die nicht sofort bearbeitet werden können, solltet ihr euch eine Erinnerung in eurem Mail-Programm im Computer einrichten. Der wichtigste Grundsatz hierbei ist: Es wird nichts zurück in den Eingangskorb gelegt, das ist streng tabu!

4. Der Schreibtisch wird täglich aufgeräumt!

Wenn ihr es euch angewöhnt, konsequent den Eingangskorb zu führen und euren Schreibtisch täglich aufzuräumen, dann sammelt sich schon gar nicht mehr so viel Zeug an, und ihr behaltet viel besser den Überblick. Deswegen wird der Schreibtisch täglich, am besten abends, aufgeräumt. Ihr werdet sehen, dass das dann auch nur noch wenige Minuten dauert. Im Laufe eines Tages kann sich ja gar nicht so viel ansammeln.

5. To-Do-Liste

Alle Aufgaben, die sich aus dem Eingangskorb ergeben haben, aber nicht sofort bearbeitet wurden, sollten außerdem in eine To-Do-Liste eingetragen werden. Auf dieser Liste ergänzt ihr zudem die Aufgaben, die ihr euch für den Tag vorgenommen habt oder die euch euer Chef aufgetragen hat. Aufgaben, die zu einem bestimmten Termin erledigt werden sollen, zum Beispiel die Powerpoint-Präsentation um 13 Uhr, solltet ihr zusätzlich in euren Kalender im Computer eintragen, damit ihr automatisch daran erinnert werdet. Führungskräfte sollten einfache Aufgaben an Praktikanten oder Auszubildende delegieren, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

6. Große Projekte

Solltet ihr größere Projekte haben, die wieder jeweils viele Arbeitsschritte umfassen, so solltet ihr dafür eine Projektmappe anlegen. Diese sollte dann wiederum eine To-Do-Liste alleine für das Projekt beinhalten. Wenn ihr das nächste Mal an diesem Projekt arbeitet, habt ihr so immer alle Unterlagen griffbereit zusammen. Arbeitet ihr an mehren großen Projekten gleichzeitig, so ergibt es Sinn, den einzelnen Projekten Projektnummern zuzuteilen.

7. Alle Tage wieder ...

Für Dinge, bei denen ihr auf etwas warten müsst, oder die nicht am selben Tag erledigt werden können, ist eine sogenannte Wiedervorlage-Mappe sinnvoll. Diese Mappen sind in die Kalenderwochen eines Jahres unterteilt (1 bis 52). So könnt ihr am Beginn jeder Woche einen Blick in diese Mappe werfen und sehen, was noch erledigt werden muss.

Fazit

Wenn ihr euch einigermaßen an diese Tipps haltet, sollte es kein Problem mehr für euch darstellen, den täglichen Arbeitsalltag sinnvoll und ohne zu viel Zeitverlust zu bewältigen. Außerdem könnt ihr mit strukturierter Arbeitsweise Eindruck bei eurem Chef machen – mal sehen, ob sein Schreibtisch in Zukunft auch noch so aufgeräumt ist wie eurer.